A rendezvényszervező kreatív, nem adatbázis
Egyetértesz ezzel? Munkád java mégis adminisztrációval megy el? Legnagyszerűbb ötleteid, rendezvényeid megvalósítását gátolják a technikai lehetőségek? 2026 legyen az az év, amikor ennek véget vetsz!
Horváth Krisztián
Wizard Events marketing specialista
Minden esemény szervezése szárnyaló gondolatokkal indul: a megrendelőnek nagyszerű ötletei vannak, te pedig a lehető legjobb módon próbálod ezeket megvalósítani. A vége azonban általában az, hogy naphosszat excel-táblák felett ülsz, telefonon hívogatod az embereket és manuálisan próbálsz utánajárni minden apró-cseprő dolognak. Megérkezett a befizetése? Módosítottuk a jegytípusát? Hoz magával még egy embert? Értesítettük a délutáni szekciót a helyszínváltozásról? Lett előadó a betegség miatt kieső helyére?
A rendezvényszervezés kreatív kellene, hogy legyen. A technikai lehetőségek azonban sokszor gátolnak ebben.
Sok rendezvény- szervező legfőbb adatbázisa a fejében van.
Ez elsőre egyszerűnek tűnik, azonban energiáid java így is a kapcsolattartással és a manuális feladatok ellátásával megy el. És ami ennél is nagyobb baj: potenciális hibák sorozatát rejti, hiszen egyikünk sem precíz számítógép. Egy bizonyos létszám vagy bonyolultság felett pedig a fejedben levő adatokat ismét csak táblázatokba fogod rendezni.
Bekopogtat a magyar rendezvényszervezés valósága: excel-táblák sokasága
De ezt akarod?
Hogy sok rendezvényszervező miért nem változtat vagy fejleszt módszert, annak általában két oka van:
- eddig is így csinálta, és ha nem is túl hatékonyan, de megoldotta; ráadásul manuális feladataidhoz megrendelőid, partnereid is alkalmazkodtak, így amikor a huszonkettedik excel-táblát kapod éjjel egykor a másnapi terembeosztásról, már nem is gondolsz arra, hogy lehetne ezt egyszerűbben…
- eddig nem volt olyan szoftveres megoldás, ami skálázható, egyszerűen használható és a vendégek interakcióit is automatizálja a te munkád mellett – ez persze nem a te hibád.
Változtatni mindig nehezebb, de megéri!
Hogyan tudod a rendezvényszervezést élménnyé és automatizálttá tenni?
Egy megfelelő szoftverrel!
Mit kell tudnia egy korszerű megoldásnak?
- a potenciális leadek kezelését, azaz a meghívottak becsatornázását ingyenes és fizetett csatornákon keresztül, egészen az esemény weboldaláig;
- a vendégek regisztrációjának megoldását az adatmegadástól a fizetésen át az adatbázisok valós idejű létrehozásáig;
- kommunikációs képességek: listaszegmentálás, gyors üzenetküldés a kiválasztott csoportoknak akár automatizáltan, akár manuálisan, emailben, SMS-ben vagy WhatsAppon;
- beléptetés: helyszíni segítség, beléptetőkártyák, kódleolvasás, sőt: akár érintésmentes önbeléptetés is;
- a networking és az utánkövetés segítsége a rendezvény ideje alatt és után is!
+1: mindez legyen olyan felületen, ami könnyen szerkeszthető és kezelhető számodra is.
Jó lenne egy ilyen megoldással dolgozni? Most megteheted!
Te tervezel, a Forms Wizard megvalósít!
Szoftverünket úgy terveztük és tökéletesítettük, hogy a legkisebbtől a legnagyobb rendezvényekig a szervezés minden területén levegye a terheket a válladról.
Egyszerre fedi le azt a négy kritikus területet, mellyel az eseményre jelentkezők majd a későbbi vendégek találkoznak, így könnyen mutathatsz feléjük professzionális élményt:
esemény website
drag&drop rendszerrel, vagy brief alapján akár csapatunk által is összeállítva pillanatok alatt hozhatsz létre landing oldalt vagy összetettebb siteot is eseményed minden információjával, naprakészen, folyamatosan frissíthető formában
regisztráció
könnyű és egyszerű, akár több logikai szintet is tartalmazó eseményregisztráció, mely a háttérben valós idejű adatokat, statisztikákat gyűjt és támogatja marketingedet
kommunikáció
a regisztráltakkal folyamatosan kapcsolatban maradhatsz, hiszen a Forms Wizard e-mailben, SMS-ben és WhatsApp üzeneteken át is tud kommunikálni automatizált és manuális formában is tetszőleges szegmensekre, akár az esemény napján és utána is
beléptetés
korszerű, előre küldött QR kódos beléptetés, mely gyors és élményszerű, emellett feleslegessé tesz minden papír alapú megoldást és hosszú sorbanállást (akár embermentes önbeléptetéssel is!)
A Forms Wizard ráadásul teljesen moduláris, így a fentiek közül teljesen szabadon választhatod ki, hogy mire van szükséged. A szoftver árazása is ennek megfelelően, rugalmasan alakul.
Egyetlen esemény vagy folyamatos együttműködés?
Keress bennünket, és egyedi konstrukcióval találjuk meg a legjobb megoldást.
Az sem probléma, ha nem szeretnél a Forms Wizard szoftverével dolgozni, hiszen csapatunk brief alapján is felépíti eseményed digitális hátterét a weboldaltól a kommunikáción át a beléptetésig. Folyamatos magyar nyelvű supporttal és az esemény napján helyszíni támogatással!