1500 fő regisztrációja és biztonságos beléptetése: ez a Forms Wizard akcióban
Milyen előnyöket jelent, ha egy szoftverben kezeled eseményed teljes informatikai hátterét?
Horváth Krisztián
Wizard Events marketing specialista
A világ egyik vezető informatikai cége 2026 májusában Budapesten rendezte évfordulós eseményét, ehhez pedig profi hátteret biztosítottunk: 1500 fő online regisztrációját, a regisztrációs adatbázis valós idejű kezelését, a kimenő kommunikációt, illetve a QR kódos helyszíni beléptetést is a Forms Wizard szoftverével valósítottuk meg.
Workflow és együttműködés
Az esemény a megbízó, a szervező cég és a Forms Wizard csapatának együttműködésével valósult meg. Ez rendszeres, heti meetingetek jelentett, ahol a Forms csapata dedikált kapcsolattartót biztosított, így a felmerülő kérdésekre és igényekre azonnali választ adtunk.
Minden esemény szervezése során kiemelten ügyelünk arra, hogy a kérések és módosítások még az adott munkanapon megvalósuljanak, hiszen sokszor a határidők miatt nincs is több idő. Ebben az esetben is folyamatosan így jártunk el.
Regisztrációs folyamat és landing site felépítés
Ez azért hatékony, mert mind a szervező cég, mind pedig a megbízó valós időben tesztelheti a szoftvert.
A regisztrációs formot úgy építettük fel, hogy csak a megfelelő kérdések és dobozok látszódjanak. Az elfogadásra felkínált adatkezelési tájékoztatók például attól is függtek, ki melyik szervezeti egységnél dolgozik. Az egyes kérdésekre adott válaszok függvényében megjelenő további kérdések logikája nagyban egyszerűsítette és rövidítette a formot.
Mivel a zárt regisztrációhoz kapott adatbázisban nevek is szerepeltek, a későbbi hibák vagy visszaélesek elkerülésére a név mezőket zárttá tettük, tehát minden résztvevő csak a saját nevével tudott regisztrálni az eseményre, és minden e-mail cím csak egyszer volt felhasználható.
A regisztráció során a parkolóhelyek igénylését, a beengedhető járművek rendszámait, valamint az ételallergiával kapcsolatos kérdéseket is kezeltük.
Külön kérés volt a várólista kezelése, hiszen az esemény férőhelyeinek száma véges volt. A létszámlimit elérése után várólistára regisztráltattunk, később pedig a lemondások függvényében kerültek meghívott státuszba a várólistások.
Beléptetés és ellenőrzés az esemény napján
Bár szoftverünk egyszerű okostelefonokkal (vagy bármilyen más kamerás eszközzel) is működik, a dedikált szkennerekkel sokkal gyorsabb és megbízhatóbb a beléptetés, hiszen ezek szenzorai sötétben, több méterről és bármilyen fóliával ellátott mobiltelefon képernyőjéről is villámgyorsan olvassák le a kódokat.
Szkennereink a hostessek számára a leolvasott kódhoz tartozó nevet jelenítették meg, hogy ezt a fényképes igazolványokkal össze tudják vetni, de tetszőlegesen más adatot is meg tudunk jeleníteni a kód leolvasása után (ilyen lehet például a parkolószinten levő beléptetésnél az egyes QR-kódokhoz tartozó, előre megadott rendszám is).
Leolvasást követően az adatok azonnal bekerültek a központi adatbázisba is, így a rendezvény szervezői valós időben láthatták, hogy kik és hányan érkeztek már meg az eseményre. Fontos volt, hogy a VIP vendégek megérkezését külön monitoroztuk. Az ilyen valós idejű adatok segítik a catering munkáját is, hiszen 1500 ember esetén az egyes ételállomások utántöltésének ideje és üteme sem mindegy.
Jellemzően minden ekkora eseményen van egy vagy két nagyobb érkezési hullám, a szkennerek gyors működése miatt azonban a várakozási idő még ezekben az időszakokban sem haladta meg a 2-3 percet, ezért nem alakult ki komolyabb sor, és a vendégek nem szenvedtek semmilyen kellemetlenséget.
A zökkenőmentes adatkapcsolat biztosítására helyszíni eszközeink nem csak a WiFi hálózatra, de saját mobilnetre, illetve egy független mobilnetes hotspotra is csatlakoznak. Így bármelyik hálózaton is keletkezik lassulás, a beléptetés sebességén ez nem változtat. A többszörös redundancia minden esetben fontos, ezért tartalék szkennerekkel és tabletekkel is felszereltük a beléptetést.
Abban a speciális esetben, ha valaki nem hozta magával a QR kódját, egy kijelölt belépési ponton neve vagy e-mail címe alapján is tudtuk ellenőrizni, valóban regisztrált-e az eseményre. Erre minden esetben felkészülünk, hiszen ilyen nagy létszám esetében mindig előfordul egy-egy speciális szituáció.
Utánkövetés és az adatok későbbi felhasználása
Mire használhatók az esemény során megszerzett, valós idejű adatok?
Egyrészt a szervező cég a megbízó felé részletes statisztikákkal tud szolgálni arra vonatkozóan, hogy milyen ütemben regisztráltak (és kik) az eseményre.
Későbbi meghívók vagy utánkövető kommunikációk alapja lehet az eseményen történt valós megjelenés, ezért az event másnapján ebben az esetben is átadtuk a ténylegesen megérkezettek (beléptetettek) adatbázisát. Ennek segítségével pontosan követhető, hogy kik azok, akik valóban megjelentek.
A pontos számok másrészt a catering és az esemény helyszínét biztosító szervezet felé is igazolásként szolgálhatnak, hiszen sok esetben az elszámolás alapját képezheti a valós látogatószám.
Dolgozzunk együtt következő eseményeden!
Az Events Wizard csapata várja megkeresésed, hogy a Te rendezvényeid is professzionális színvonalra emelhessük!
Szoftveres megoldásaink mérettől és a folyamat elemeitől függetlenül testre szabhatóak, így a 20 fős VIP partitól az 1500 fős céges gáláig rugalmasan tudunk neked regisztrációs, kommunikációs, beléptetési és akár marketing megoldásokat is nyújtani.